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知识产权管理体系认证

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金鼎认证_知识产权管理体系认证_知识产权贯标认证承担

山西金鼎_什么样的企业可以做知识产权认证

金鼎认证_知识产权管理体系遇到的问题

一、什么是《企业知识产权管理规范》?

《企业知识产权管理规范》是由国家知识产权局和中国标准化研究院共同起草制订,经由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合批准颁布的国内首个企业知识产权管理国家标准,该标准于2013年3月1日起实施,标准号是GB/T29490-2013。

二、企业知识产权管理规范国家标准GB/T 29490-2013 

 《规范》的核心主旨是提高企业知识产权管理能力,体现在指导企业建立科学、系统、规范的知识产权管理体系,帮助企业全面落实知识产权战略精神,积极应对知识产权竞争态势,有效提高知识产权对企业经营发展的贡献水平。

三、什么是知识产权贯标?

“知识产权贯标”对于企业来说,就是贯彻实施《企业知识产权管理规范》国家标准。通常所说的“贯标”,是指贯彻实施ISO9000质量管理体系标准、ISO14000环境管理体系标准和OHSAS18000职业健康安全管理体系规范等,贯彻实施《企业知识产权管理规范》,也是贯标的一个类别,也称为知识产权贯标。知识产权贯标和质量管理体系等贯标的工作模式是类似的,两者都是采用了PDCA方式作为管理体系的基本过程方法,只是涉及的内容是不同的。

四、知识产权贯标的政策背景

2014 年7 月15 日,国知局、教育部、科技部、工信部、国资委、工商总局、版权局、中科院八部门印发《关于深入实施国家知识产权战略加强和改进知识产权管理的若干意见》的通知,其中指出,要引导企业标准化管理知识产权,推广《企业知识产权管理规范》国家标准,培育管理规范的贯标认证机构,将企业知识产权管理规范认证情况作为科技项目立项,以及高新技术企业、知识产权示范企业和优势企业认定的重要参考条件,促进企业知识产权管理规范化。

2015 年7 月23 日,国知局、科技部、工信部、商务部、认监委、标准委、总装备部、国防科技工业局八部委印发《关于全面推行〈企业知识产权管理规范〉国家标准的指导意见》的通知,其主要目标为:到2020 年,在全国范围内建立符合创新发展需求的推行《规范》工作政策引导体系,构建市场秩序规范的咨询服务体系,形成遵循市场化机制的第三方认证体系,培养一支专业化的人才队伍。引导大部分具有创新优势的企业建立知识产权管理体系,企业知识产权运用和保护能力大幅提升,知识产权对企业竞争优势的贡献显著增强。

五、企业为什么要开展知识产权贯标工作?

为建立企业知识产权工作的规范体系,认真贯彻落实《国家知识产权战略纲要》,加强对企业知识产权工作的引导,指导和帮助企业进一步强化知识产权创造、运用、管理和保护,增强自主创新能力,实现对知识产权的科学管理和战略运用,提高国际、国内市场竞争能力。

1) 激励企业自主创新

通过贯彻《企业知识产权管理规范》,可以增强企业领导和广大职工的知识产权意识,充分调动职工发明创造的积极性,使企业创造活力竞相迸发,创新才华充分施展,创新成果得到尊重和保护,创新投入得到回报,创新效益得到充分体现。管理出效益,将进一步推动企业自主创新持续、健康和良性发展。

2) 增加企业经济收益

通过贯彻《企业知识产权管理规范》,企业知识产权创造能力和水平大大提高,知识产权的产出将明显增加,不断涌现出企业拥有高附加值的自主知识产权的新产品、新技术。贯标过程中,会依据企业的自身情况,为企业提供知识产权评估、许可转让并进行风险评估,通过自己生产销售或通过技术贸易许可转让他人,给企业带来丰厚经济收益,利用知识产权为企业创造财富。

3) 提升企业自身价值

通过贯彻《企业知识产权管理规范》,使企业的知识产权管理规范化、系统化、详细化,使企业拥有的自主知识产权不断保值、增值,无形资产的价值不断提升,有利于提高投资者和金融机构对企业价值评估,在企业融资上市、投资并购及企业出售等资产运作上获取更大的收益。同时,将企业知识产权事务规范化、制度化,并有效执行,使企业能够有效应对各种变革和发展,增强企业的信誉,保持企业良好的对外形象。

4) 巩固企业市场地位

通过贯彻《企业知识产权管理规范》,企业拥有的自主知识产权的产品在销售市场的地位增强。由于拥有自主知识产权的产品在生产和销售中受法律保护,企业可在他人之先抢占、扩大和巩固销售市场;遭到他人仿造侵权可追究侵权者的法律责任;同样,在产品销售中如遇他人诉讼,由于自己产品拥有的自主知识产权,具备了在商业诉讼中的法律地位,或可依法制胜对手,或可缓和、化解矛盾,从而大大提高企业市场竞争力,保持和巩固的企业市场竞争优势。

5)资质

企业知识产权管理规范认证情况是科技项目立项、高新技术企业认定、知识产权示范企业和优势企业认定的重要参考条件。

除了上述给企业带来的价值外,在一些中央部委和地方政府出台的政策文件中,已经将企业知识产权管理规范认证情况作为科技项目立项,以及高新技术企业、知识产权示范企业和优势企业认定的重要参考条件或者前提条件。及早通过贯标及认证,将有利于企业享受有关的国家政策、加快企业发展。 

六、辅导企业贯标的步骤

1收集企业填写的“贯标调查问卷”进行分析

初步了解企业知识产权管理的规范程度,分析进行贯标工作的难易程度。

2)召开贯标启动会议

成立贯标工作小组,设立负责人,针对企业情况制定贯标计划,明确贯标工作小组的具体任务。贯标工作小组的具体任务包括:

·对企业历史、现状及现有知识产权管理等情况进行调研及诊断;

·贯标的动员、培训、内审工作;

·知识产权管理体系的文件编写及实施操作;

·资料整合、人员联络;

·指导企业内审、分析、改进;

·协助企业进行评审机构的验收。

3)诊断企业现有知识产权管理状况

诊断是对企业知识产权状况的摸底工作,为企业知识产权管理能力把脉,充分了解企业运行状况及知识产权方面的缺陷及不足,出具企业知识产权情况诊断表,逐条列出所需改进事项。

4)召开全体员工宣贯大会

对贯标信息及计划进行公布,使企业全体员工增强知识产权意识,了解贯标工作的重要性,为后续工作的开展奠定基础。

5)编写知识产权管理体系文件

贯标的企业要按照标准对文件的要求,设立方针、目标,分配管理者职责,梳理人力、财务、信息资源,编写知识产权管理体系文件。其中,体系文件包括:知识产权管理手册、管理制度(知识产权管理制度、专利管理制度、商标管理制度、版权管理制度、商业秘密管理制度、合同管理办法、知识产权应急方案、知识产权申请控制程序、知识产权检索控制程序、知识产权信息发布控制程序、企业预警机制、企业技术研究开发活动知识产权管理工作流程规定、采购活动知识产权管理工作流程规定、企业生产中的知识产权管理工作流程规定、企业销售活动知识产权管理工作流程规定、企业对外贸易与合作活动知识产权管理工作流程规定)和活动记录等。在文件编写完成后,投放企业各部门,为体系的试运行做准备。

6)会审和发布知识产权管理体系文件

审核管理体系文件是否符合标准的要求,审查管理文件是否具有适宜性。对新的管理文件进行发布。

7)知识产权相关培训

组织企业相关人员进行培训,学习标准的条款、内容、目的和作用;掌握如何建立知识产权规范体系和如何运作及评价该体系,如何对照、分析及落实本部门、本岗位的知识产权工作。

8)管理体系的试运行

企业各部门按照知识产权管理手册、管理制度来规范各自的工作流程,检验管理体系的适宜性,试运行过程中,为企业的服务内容包括:

对试运行过程中出现的问题进行调整、修改;

建立知识产权管理台账,形成管理记录,规范管理体系的运行。

9)分析与改进

对试运行中的问题及不足之处进行系统的调整、改进,确保己建立的知识产权管理体系的适宜性。

10)内审及管理评审

指导企业各部门及最高管理者对建成的知识产权管理体系进行内部自我评价,看是否能满足标准的要求,对于不符合项进行持续改进,确保其有效性。

11)申请外部审核

内审合格后,协助企业向评审机构提出验收申请,并协助评审机构的全程验收,经评审机构验收评价合格的企业,即通过企业知识产权的标准化认证。

七、企业通过贯标产生的良好效果

1、内强管理

2、外树形象

3、享受政策

4、培养人才

5、防范风险    

6、产生效益

八、企业需要提供的资料

由于贯标工作要求全员参与,且为了帮助企业建立适合企业内部实施运行、可操作性强的知识产权管理体系,因此需要对企业情况进行全面摸底。为提高双方的工作效率,需要企业准备以下资料: 


文件类型

序号

文件名称

文件页数

备注

必要材料

体系文件

1

申请知识产权管理体系认证提交文件清单

 

 

2

认证申请书(word版以及纸件盖章扫描PDF版本)

 

 

3

营业执照副本(或事业法人证书/上级机关批准组织成立文件)扫描件(盖章)

 

 

4

国家行政许可证书扫描件(如GMP、3C、生产许可证书等)

 

 

5

资质证明扫描件(如高新、IP示范/试点/优势企业、管理体系证书) 

 

 

6

管理体系手册扫描件(内含体系方针、目标、发布令及任命书)(最新的已审批PDF版本)以及最新的word版

 

 

7

程序文件(最新的已审批PDF版本)以及最新的word版

 

 

8

程序文件清单和记录文件清单以及word或excel版

 

 

9

组织内审证明记录文件(一般包括计划、签到表、检查表、报告)(签章PDF版)

 

 

10

管理评审的证明记录文件(一般包括计划、签到表、记录、报告)(签章PDF版)

 

 

11

总组织架构图(图中标注申请组织总人数,需提供盖章PDF扫描版)

 

请与手册保持一致

12

体系覆盖组织架构图(图中标注体系覆盖人数,需提供盖章PDF扫描版)

 

13

知识产权管理体系职能分配表(手册中如包含则无需单独提供)

 

 

14

体系文件与对应标准(如GB/T 29490-2013标准等)要求的对照说明

 

 

15

本体系所覆盖范围的活动或过程相关的国家法律法规清单

 

 

声明文件

16

申请承诺遵守法律法规、提供真实有效材料的声明(盖章PDF版)

 

 

17

适用性声明(盖章PDF版)

 

 

18

本体系文件涉密或敏感性声明(盖章PDF版)

 

 

专利文件

19

知识专利性文件需要提供专利证书和复印件至少一件(扫描PDF

 

 

适用性

 

20

《分子公司情况登记表》(盖章PDF版)

 

请根据组织实际情况提供

21

各下属机构营业执照副本扫描件(盖章PDF版)

 

22

《临时场所清单》(盖章PDF版)

 


九、贯标流程

1辅导流程

实施阶段

贯标企业配合部门(人员)

服务机构的主要工作内容

企业的主要工作内容

时间

贯标准备

最高管理者、各个部门领导及知识产权贯标人员

1、指导、配合企业成立贯标小组;

2、配合企业召开贯标启动会;

3、开展标准讲解与实施要点的培训

1、企业成立贯标实施小组

2、召开贯标启动会

3、相关人员参加辅导机构的贯标培训

1-2个工作日

调查诊断

管理者代表、贯标小组、各部门负责人

1、约谈企业相关人员,了解知识产权运行现状;

2、收集企业知识产权管理的制度及记录等文件,编写知识产权贯标诊断报告;

3、以企业知识产权管理诊断报告为依据,结合企业的发展规划与实际情况,制定贯标实施进度计划

1、提供原有的体系文件、知识产权管理文件和组织架构图;

2、配合辅导机构安排约谈相关部门、人员;

3、根据知识产权管理诊断报告,与辅导机构共同制定贯标实施进度计划

一般为5个工作日(可根据企业规模、组织架构及管理流程繁简程度灵活调整)

编制知识产权文件

贯标小组、管理者代表

1、根据最终诊断报告的要求编制贯标实施进度计划,帮助企业规划文件系统,开列主要文件清单;

2、全程负责跟踪,指导并审核企业知识产权手册、知识产权管理文件和记录空白表单

1、配合辅导机构,及时提供所需文件的电子档(必须提供电脑编辑的版本)

2、根据辅导机构的咨询意见,进行手册、文件及记录的编制

10个工作日左右

文件的发放、体系实施运行

最高管理者、管理者代表、贯标小组、各部门负责人

1、协调企业进行分级培训;

2、指导各部门按程序运行并形成知识产权活动记录;

3、协助企业解决运行中出现的问题

1、完成文件的内部颁布;

2、配合辅导机构进行文件实施的内部培训;

3、运行体系并完成相应的记录。如运行过程中出现问题及时与辅导机构联系并形成解决方案;

3个月以上的运行记录

内审

最高管理者、贯标小组、各部门负责人

1、指导企业进行内部审核;

2、协助企业纠正审核发现的问题;

1、企业有管理者代表组织内审员完成内部审核工作;

2、将内审中发现的问题进行纠正,并形成相应的记录

1-2个工作日

管评

最高管理者、贯标小组、各部门负责人

1、协助制定管理评审计划、实施计划;

2、指导完成管理评审报告

组织领导参与实施管评,检查不足并形成相应记录

1-2个工作日

申请提交

贯标小组、管理者代表

1、指导企业完成初次认证审核前的准备事项,以及所需材料的完整性和准确性;

2、指导企业进行提交材料的整理和文件提交的流程

3、由辅导机构向外审机构提交审核申请材料

按认证要求进行文件的整理(签字盖章)以及按照认证机构流程签订认证合同和安排认证款

 

 

 

 

 

3个工作日

外审准备

最高管理者、管理者代表、贯标小组、各部门负责人

1、对外审参与人员进行培训及针对性指导;

2、对所有文件进行外审前的复核

1、各部门相关人员参与外审前的培训及指导;

2、完成各部门涉及的所有贯标文件的准备、等待审核。

1个工作日(外审前一周)

现场审核

最高管理者、管理者代表、贯标小组、各部门负责人

参与前次会议,如企业需要可在场外答疑

各部门相关人员接受审核,按审核要求出具所需文件及记录

认证机构依据企业规模确定

以上实际运行体系至下证周期约4-5个月。

备注:

1)此方案在运行中可根据实际情况,双方在时间的进度上做适当协调。

2)具体时间点的设定还需要辅导老师与企业具体沟通后确定,(在时间的安排上需要考虑企业总体的进度安排,如假期、其他可能冲突的事项等。)

2、快速下证方式:

1)企业根据辅导老师的要求向公司全员召开贯标启动大会,要求各主管人员积极配合贯标工作开展;

2)安排一个熟悉公司各项工作业务的人员作为贯标事项对接人,建立辅导微信群,整理准备老师所需的基础材料(营业执照、企业人员花名册、知识产权清单等);

3)注册贯标学习平台账号,线上学习培训,根据辅导老师布置的材料进行盖章、签字和打印;

4)根据老师布置各部门主管人员熟悉相应的贯标资料;

5)外审前安排审核老师的住宿工作;

6)审核结束后根据辅导老师指导做好不符合项材料及提交;

7)顺利下证。

以上工作企业只需积极配合,1个月左右即可下证。

认证流程:

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